Étapes de l’organisation d’une activité

Ce message est également disponible en: Anglais

1. Déterminez qui vous désirez voir participer à l’activité. S’agit–il de l’ensemble de la collectivité, du centre hospitalier local, d’une coalition de groupes ou simplement de votre famille ? Établissez les objectifs. Choisissez une activité qui permettra d’atteindre ces objectifs et adaptée au public visé (politiciens, jeunes, collectivité dans son ensemble, etc.).
2. Discutez de vos plans avec autant de personnes que possible. Sollicitez leurs idées et déterminez si l’intérêt y est. Disposez–vous des ressources nécessaires ? L’activité est–elle réalisable du point de vue logistique ?
3. Constituez un comité qui pourra aider à organiser l’événement si celui–ci est de nature publique. S’il s’agit d’une activité familiale, obtenez la participation des membres de votre famille et coordonnez leur horaire.
4. Déterminez les tâches à accomplir et le calendrier d’exécution. Attribuez les fonctions à diverses personnes. Dans la mesure du possible, assignez les tâches selon les forces et les intérêts de chacun. Assurez–vous que quelqu’un est chargé d’établir le budget. Dressez une liste des partenaires potentiels qui pourraient offrir gracieusement des biens ou services. Demandez à un membre du comité d’entrer en contact avec ces partenaires.
5. Organisez des réunions périodiques d’avancement et assurez–vous qu’aucun aspect n’est laissé pour compte. Vous voudrez peut–être nommer à l’avance des remplaçants pour l’exécution de chacune des tâches. Si une personne responsable d’une tâche ne peut plus s’en acquitter, vous pouvez ainsi toujours compter sur quelqu’un pour prendre la relève.
6. Lorsque l’organisation de l’activité va bon train (que le lieu, la nature de l’activité, l’heure, le concept ont été confirmés), commencez à en faire la promotion.
7. Réalisez votre activité ou projet dans le cadre de la SSMM.
8. Suivi. Rencontrez une dernière fois les membres du comité d’organisation, après l’événement. Discutez des aspects positifs et négatifs de l’activité. Quels changements devraient être apportés l’an prochain ? Qu’est–ce qui devrait être maintenu l’an prochain ? Envoyez des lettres de remerciement aux bénévoles, aux commanditaires, aux médias qui ont fait la promotion de l’activité et à toute autre personne ou groupe qui y a contribué.
9. Soumettez votre événement. Nous en parlerons en ligne ou communiquerons avec des médias à ce sujet. Ceux–ci sont en quête d’activités locales pendant la SSMM afin de pouvoir relater l’histoire de personnes et de collectivités réelles.